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Indice
Introduzione Personalizza Admin - Primo avvio - SETUP Azienda Gruppi Uffici Configurazione protocollo Opzioni - Profilo azienda Dati bancari Sicurezza Organigramma Multi azienda Messaggistica Exchange Menu Configurazioni Approvazioni Approvazione Opportunità Approvazione Preventivi Archivio Categorie Documenti Parametri di condivisione Assets Categorie Assets Gestione Asset [...]
Configurare al meglio la visualizzazione dei Ticket nell' Help Desk
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A seguito dell'ultimo aggiornamento (Versione 9) è stata modificata la gestione della visualizzazione dei Ticket. In questo breve How-To vedremo le varie possibilità per configurare al meglio l'Help Desk.
Nella schermata principale dei Ticket è possibile filtrare gli elementi grazie ai controlli posizionati nella barra laterale e nella barra posizionata in cima alla finestra. Barra A Tramite i 2 controlli [...]
[...] Budget andiamo ad indicare il costo previsto per la mia commessa. Ovvero andiamo a inserire
le righe dei prodotti che mi aspetto di trovare all’interno dei Materiali dell’intervento. Posso anche inserire
il costo totale delle attività che prevedo di effettuare per questa commessa. Quando inserisco una riga di Budget devo indicare la Tipologia, ovvero il tipo di riga di budget :
Prodotto a catalogo: Come per i Materiali, inserisco un prodotto da catalogo e inserisco una quantità che prevedo di utilizzare, un costo unitario e un prezzo unitario [...]
[...] le categorie disponibili sopra elencate. Nella schermata a destra dell'elenco verrà esposto l'elenco dei campi importabili i campi importabili per una consultazione. selezionare il separatore, ovvero specifichiamo all'importatore di che tipo di file si tratta (Excel o CSV). infine clicchiamo il tasto Si caricherà la seguente finestra, dove avremo a disposizione un'anteprima dei dati:
Questo passaggio è fondamentale poichè andremo a specificare in Mappatura dei campi a quale colonna del file che abbiamo [...]
[...] Configurazione di una Commessa
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Come prima cosa andiamo a configurare gli Stati delle commesse e degli interventi da SETUP>Configurazioni alla voce Commesse
Sotto la voce “Stato Commesse” troviamo gli stati che possiamo dare alla commessa.
Se inseriamo o modifichiamo uno di questo stati il sistema ci chiede di indicare di che tipo è lo stato che
stiamo editando. Tramite la tendina di selezione possiamo definire questa tipologia di stato. Alla tipologia
di stato sono [...]
Estensione dei Referenti dell'Opportunità In una azienda, un acquisto dipende da chi detiene effettivamente il potere decisionale di acquistare così come da altri soggetti coinvolti nel processo di implementazione ed utilizzo e che possono influenzare la decisione. I ruoli dei referenti nelle opportunità segue una classificazione stilata dai professori F.E.Webster e Y. Wind: per ogni azienda strutturata è presente un "centro di acquisto" dove gli attori presenti possono esercitare uno dei 6 ruoli di INFLUENZATORE [...]
Modalità d'uso per la fatturazione dei contratti In questa pagina di configurazione vai a specificare la modalità d'uso di tutto il modulo service.
Esistono infatti 2 modalità: .
Modalità standard: si tratta della "vecchia" modalità, dove si va a fatturare il contratto in sé, in quanto ha un costo comprensivo di tutti gli eventuali servizi Modalità a servizi: con questa modalità non si fattura il contratto bensì i servizi che sono salvati al suo interno; è la modalità più flessibile e consigliata in quanto per un contratto un cliente [...]
[...] presente solo la categoria di default.
Per aggiungere una nuova categoria (cartella di archiviazione dei files) cliccare su . Si aprirà una schermata dove inserire la configurazione della nuova cartella
Categoria: il nome della cartella che si desidera creare Categoria di Appartenenza: definisce se la cartella che stiamo creando è una directory principale oppure una sottocartella di una già esistente Associa a categoria predefinita: è possibile associare la cartella ad una tipologia prevista in Tustena per l'archiviazione, in modo da rendere automatico il processo [...]
[...] eventi
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Scenario Vogliamo organizzare un evento a cui parteciperanno dei nostri clienti. Dovremmo inviare quindi un modulo per la registrazione in modo da tener traccia dei partecipanti e raccogliere i dati necessari. Soluzione Usufruendo di un database andremo a costruire una banca dati dove, attraverso un "WebService" implementato in una pagina Web, verranno registrate le partecipazioni all'evento e i dati dei partecipanti. Saranno forniti i sorgenti dei [...]
Contratti
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In questa sezione è possibile creare, modificare od eliminare i contratti con specifiche aziende clienti. Da questo modulo abbiamo la visione di tutti i contratti stipulati con la possibilità di ricercare quelli scaduti, quelli in scadenza e filtrarli tramite il box di sinistra.
Per creare un nuovo contratto cliccare nel box "Opzioni" "Nuovo Contratto" come nell'esempio: Inserire i dati generali:
Azienda contraente Proprietario all'interno della ns. azienda [...]
[...] desk
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In questa sezione è possibile configurare numerosi aspetti dei ticket.
Menu Help desk Il menu si occupa della gestione dei ticket e della knowledge base. Configurazione ticket: influenza le modalità di inserimento e risoluzione dei ticket. Area d'intervento: si impostano gli operatori addetti ad una particolare area d'intervento. Tipologia del ticket: si impostano le categorie dei [...]
Stati degli elementi
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In questo menu puoi configurare gli stati degli elementi invitati all'evento. [...]
[...] Aziende, Contatti, Lead, Filtra elementi) Cliccare sul tab "Lead" , visto che vogliamo occuparci solo dei nuovi clienti, --> "Aggiungi lead da ricerca" Selezionare i criteri di ricerca desiderati. Nel nostro caso cercheremo tutti i clienti Lead inseriti dal 01/01/2011 al 08/04/2011 --> "Cerca" Mettere il flag sulla casella dei record che sono di nostro interesse (possiamo anche selezionarli tutti contemporaneamente) e cliccare "Aggiungi i selezionati alla lista" . Ora nel Tab "Clienti Lead A7X" premendo il pulsante "Aggiorna" verrano visualizzati [...]
[...] è stato sottoscritto visualizzare il catalogo prodotti della nostra azienda visualizzare i grafici dei report analitici che sono condivisi con l'esterno richiedere un preventivo dopo aver composto la richiesta selezionando i prodotti visionati sul catalogo Passiamo ora alla procedura di attivazione del Portal. Per prima cosa entriamo nel menu specifico di attivazione/configurazione, andando in SETUP>Configurazione Portale. Si caricherà una schermata (vedi sotto) dove andremo a settare i parametri di attivazione del modulo. Spuntiamo la voce Attiva Tustena Portal [...]
[...] Categorie cliccando sull'iconcina adibita; un prodotto che non sia Attivo comparirà barrato nella lista dei prodotti; Pubblica indica se un prodotto sarà pubblicato sul catalogo; selezionare la Data Di Validità oltre la quale il prodotto non sarà più disponibile compilando direttamente il campo digitandola (in formato dd/MM/yyyy, dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccando sull'icona del calendario: In tal modo sarà possibile selezionare direttamente la data dal calendario, cliccando sul giorno desiderato. il campo [...]
Categorie Documenti
Le categorie dei documenti non sono altro che le cartelle che creiamo all'interno dell'archivio per una migliore organizzazione dei file che salviamo nel CRM.
Possiamo creare quante categorie ci servono; tuttavia, ci sono alcune categorie che ti consigliamo di creare ed associare ad una categoria predefinita . Le categorie predefinite servono per aiutare il CRM nell'archiviazione automatica dei documenti: ad esempio, se crei una cartella per l'archiviazione dei [...]
[...] Configurare il connettore di Exchange
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Questa sezione di configurazione dei settaggi globali del CRM permette di sincronizzare i contatti e gli appuntamenti di Exchange con Tustena in maniera mono o bidirezionenale. Per informazioni su come configurare Exchange per la delega degli utenti vedere l'allegato (inglese) GetFile.aspx?Page=Manuale%20IT.Exchange&File=CRM%20integration%20using%20EWS%20on%20Exchange%202010.pdf
Parametri di configurazione generale
Per prima cosa, crea un nuovo profilo di sincronizzazione [...]
[...] Questa particolare sezione permette all'azienda designata (dall'Administrator) la gestione avanzata dei ticket tramite il Portal. Scenario L'azienda TeleNet S.p.a (utilizza Tustena CRM) desidera gestire i Ticket assegnandoli ad un'altra azienda partner,AssoTen S.p.a (non utilizza Tustena CRM), che si occupa di determinate attività (assistenza tecnica) legate a TeleNet. Desidera inoltre, poter tener traccia di tutte le attività di evasione ticket e degli operatori assegnati. Soluzione L'assegnazione di Ticket ad aziende esterne è possibile attraverso l'accesso alla [...]
Categorie Documenti
Le categorie dei documenti non sono altro che le cartelle che creiamo all'interno dell'archivio per una migliore organizzazione dei file che salviamo nel CRM.
Possiamo creare quante categorie ci servono; tuttavia, ci sono alcune categorie che ti consigliamo di creare ed associare ad una categoria predefinita . Le categorie predefinite servono per aiutare il CRM nell'archiviazione automatica dei documenti: ad esempio, se crei una cartella per l'archiviazione dei [...]
Barra dei comandi in anagrafica
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Il menu contrstuale che ocmpare cliccando il tasto Comandi permette di effettuare le seguenti operazioni sulla scheda o sui dati contenutivi: Log di modifica - Visualizza l'elenco di tutte le modifiche apportata alla scheda, riportando il Campo modificato, il Valore precedente , il Valore Attuale , la Data di modifica e l' Operatore . Stampa - Stampa la scheda. Invia tramite e-mail - Invia la scheda via email ad un indirizzo da selezionare. Aggiungi ai preferiti - Inserisce l'azienda nei preferiti [...]
[...] all'interno della cartella AppData/Custom 5) estrarre il file Tustena.ServiceManager nella directory dei programmi (ad esempio C.\Program files) 6) Aprire il prompt dei comandi, andare al percorso C:\Program Files\Tustena.ServiceManager e lanciare il comando Tustena.Components.TustenaServiceManager.exe /install
4) aprire ora il file Tustena.Components.TustenaServiceManager.exe.config della cartella Tustena.ServiceManager e modifcare la stringa di accesso TustenaPath nella sezione AppSettings. Si dovrebbe presentare una situazione di [...]
In questa pagina puoi visualizzare quali sono gli stati dei preventivi che sono abilitati e provvedere alla disabilitazione o abilitazione
Gli stati non [...]
[...] in (2.3.1.9). Attiva costi attività nei ticket: questa opzione abilità la maschera di inserimento dei costi all'interno dell'attività. Cambio destinatario attività: abilita la riasegnazione dell'attività all'interno dei ticket. Email per invio e ricezione ticket: indirizzo email utilizzato dal sistema di gestione dei ticket per inviare le risposte al cliente. Account esterno per l'apertura di ticket Questi campi servono ad impostare la mailbox [...]
[...] nel collegare i vari dati (record) secondo un modello logico in modo tale da consentire la gestione dei dati stessi da parte di Tustena. I dati all'interno del database possono contenere svariate informazioni come: Strutture dati che velocizzano le operazioni frequenti. Collegamenti con dati esterni(Aziende, Lead, Contatti). Informazioni di sicurezza, che autorizzano solo alcuni profili utente ad eseguire alcune operazioni su alcuni tipi di dati. Possiamo usufruire del database per le più svariate raccolte di dati: listini prezzi, codici clienti, indagini di mercato, [...]
[...] l’operatore verrà avvisato con un fallimento del vincolo. Altrimenti bisognerà andare nel cruscotto dei report dei flussi e cancellare quello già eseguito sull’anagrafica. Cliccando su Salva e vai all'editor del flusso possiamo andare a costruire/editare il nostro flusso operativo Andiamo ora a costruire il flusso accedendo all'editor: Dalla colonna a sinistra, possiamo accedere agli elementi disponibili per la costruzione del flusso, semplicemente cliccando sul nome del nodo da inserire. Sotto il modulo Oggetti del Flow si trovano [...]
[...] spedizione : viene selezionato alla scelta del cliente, è possibile modificarlo se nella scheda azienda sono stati inseriti precedentemente degli indirizzi secondari. Partita IVA cliente : compare in automatico perchè prende le impostazioni della scheda azienda. Codice fiscale cliente : compare in automatico perchè prende le impostazioni della scheda azienda. Nostro riferimento : da inserire Vostro riferimento : da inserire Informazioni Creato da : compare il nome di chi ha creato il documento Data inserimento : compare la data di creazione Modificato da : compare [...]
[...] salvato potrai inoltre inviarlo tramite e-mail o stamparlo in .PDF
Nuovo preventivo (con caricamento dei prodotti presenti in Tustena)
Nella sezione "Preventivi" andrai ad inserire i dati anagrafici, i termini di pagamento e di consegna. Compila i vari campi tenendo presente che: nel campo "Richiesto da" puoi inserire il richiedente del preventivo selezionando il cliente (azienda/contatto/lead) i campi "Indirizzo..." si compileranno automaticamente alla selezione del richiedente con i dati presenti nella relativa scheda; il campo "Numero preventivo" può essere libero [...]
[...] : in base all'oggetto del ticket, il sistema proporrà gli argomenti della Knoledge Base che vi sono stati associati . Usa knoledge Base con campi testabili : Titoli predefiniti : consente di inserire nell'oggetto e nelle attività del ticket i titoli predefiniti definiti nelle attività. Si veda Titoli predefiniti per maggiori dettagli su come poterli configurare. Attiva costi attività nei ticket : permette di fatturare le attività dei ticket. Deve essere presente il modulo Service e devono essere stati prima [...]
[...] per registrare i pagamenti delle fatture.
E' possibile impostare il periodo di visualizzazione dei movimenti (di default è impostato il mese corrente) oppure inserire un range temporale tra quelli a disposizione piuttosto che specificare delle date a piacere. Cliccando sull'icona con la freccia verde verrà effettuato l'aggiornamento dei dati visualizzati.
Come inserire un nuovo movimento
Per inserire un nuovo movimento, per prima cosa andiamo a cliccare Registra Incasso Possiamo inserire una o più fatture già presenti a sistema, [...]
[...] Aggiornamento Massivo: a cosa serve
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Questa funzione permette di aggiornare dei particolari tipi di informazioni a più anagrafiche (aziende, contatti, lead) contemporaneamente. Permette inoltre di eliminare o accorpare i record doppi o aggiornare quelli obsoleti.
Scenario Vorrei assegnare ad un mio impiegato commerciale una determinata zona (Nord - Italia) all'interno della quale sono presenti aziende, lead, contatti. Per questo esempio prenderemo in considerazione solamente le aziende .
Soluzione
Attraverso la funzione di "Aggiornamento [...]